Ejemplo con un despacho ficticio. «Asesoría Ejemplo, S.L.», sus datos y todas las cifras son inventados: sirven para enseñar cómo es el informe que se entrega al terminar el diagnóstico.← Volver a la página principal
El informe, en una pantalla
Qué es. El documento que recibe al terminar el diagnóstico. Aquí, con un despacho inventado.
Sí, ya: activar la lectura automática de facturas que ya pagan. De 40 a 60 horas al mes, sin licencias nuevas.
- empezar comprando IA nueva,
- seguir pegando datos de clientes en IA gratuita con cuentas personales,
- montar un chatbot para clientes.
Las letras junto a cada cifra: O observado, E estimado, V por validar.
Enviar este informe por WhatsAppAsesoría Ejemplo, S.L.
Área contable y fiscal
Unos 1.100–1.600 € al mes de coste de personal, con dos mejoras de esfuerzo bajo o medio.
Empiecen sin IA nueva: activen lo que ya pagan y ordenen la recogida de documentos. La IA entra después, donde el resto no llega.
Lectura automática de facturas
Está incluida en su programa contable y nadie la usaba. Ataca el proceso que más horas consume.
Datos de clientes en IA gratuita
Se sustituye por una herramienta con contrato de encargo del tratamiento y una política interna breve. Se resuelve en días.
Un chatbot para clientes
En este despacho, con poco volumen de consultas, un error en materia fiscal habría costado más de lo que se ahorraba.
Dos tareas concentran el trabajo repetitivo que se puede mejorar
Horas al mes que dedica el área a cada tarea, según el equipo E. En verde, los dos procesos analizados a fondo.
Los modelos trimestrales y la conciliación ya están bastante automatizados por el programa contable. Lo que queda es criterio técnico.
Lo que cuestan hoy los dos procesos
Es la referencia para medir cualquier mejora. La firmamos las dos partes en la sesión final. Coste de personal: 20 €/h E.
- Facturas al mes
- 3.200 O
- Tiempo por factura
- 2,5 min (1–6) O
- Facturas que se corrigen
- 4 % E
- Clientes con entrega periódica
- 180 O
- Reclamaciones por cliente y trimestre
- 2,3 E
- Entregan después del día 10
- 35 % V
El tiempo se va en teclear lo que ya viene en un PDF y en perseguir papeles
ARegistro de facturas
En naranja, donde se pierde el tiempoBRecogida de documentación
Lo que más ahorra es también lo que menos cuesta
Cada oportunidad, por horas al mes que libera y esfuerzo de puesta en marcha. Relleno: sin IA nueva. Contorno: con IA.
El riesgo más urgente es la IA que ya se usa sin reglas
4 de 6 usan asistentes gratuitos con cuentas personales O
Dos personas (marcadas con !) han pegado nombres de clientes, importes o fragmentos de escrituras. En las versiones gratuitas, el proveedor puede usar ese contenido para mejorar sus modelos, y el despacho no tiene reglas escritas.
- Política de uso de una página: herramientas permitidas, datos prohibidos y quién revisa antes de enviar al cliente.
- Cuenta de empresa con contrato de encargado del tratamiento, servidores en la UE y sin entrenar con sus datos. 20–30 € por usuario y mes V.
- Formación breve sobre uso seguro. El art. 4 del Reglamento (UE) 2024/1689 obliga a las organizaciones que usan sistemas de IA a adoptar medidas para que su personal tenga un nivel suficiente de alfabetización en IA.
Este apartado no es una auditoría jurídica. Si la necesitan, conviene revisarlo con su delegado de protección de datos o asesor legal.
Tres pasos, en este orden
Política de IA y cuenta de empresa
Cierra la salida de datosEsfuerzo bajo. Depende de que los socios aprueben la política y las licencias.Lectura automática de facturas (O1)
40–60 h al mesEsfuerzo bajo. Dos semanas de ajuste con facturas reales.Buzón único y recordatorios (O3)
15–20 h al mes y menos picosEsfuerzo bajo–medio. Avisar a los clientes un trimestre antes.La IA para facturas atípicas (O2) depende de lo que resuelva O1, así que se plantea como piloto cuando haya datos.
Usar la IA con seguridad sobre su propio trabajo
De las cinco personas que usan IA, cuatro lo hacen con asistentes gratuitos y cuentas personales.
Propuesta (se presupuesta aparte): dos sesiones prácticas de 2 horas con todo el área, con la cuenta de empresa ya activa. Al terminar, cada persona completa una tarea real con IA y explica cómo ha revisado el resultado. Podría bonificarse por FUNDAE si la imparte una entidad acreditada V.
Mejoras y formación ahora. El piloto con IA se decide en el mes 3
O2 · Facturas atípicas con IA
Si deciden no seguir, este informe y la foto de partida les sirven para hacer las mejoras por su cuenta.
El diagnóstico entrega análisis y recomendaciones. No incluye construir soluciones, integrar sistemas, auditar jurídicamente el tratamiento de datos ni garantizar un ahorro concreto: las horas y los euros se confirman midiendo después.